Visi, Misi dan Nilai-Nilai Perusahaan
1. Misi perusahaan seringkali disebut sebagai pernyataan alasan mengapa perusahaan didirikan (reason of existence). Berdasarkan alasan inilah maka akan dijabarkan nilai-nilai yang diyakini oleh para pendiri perusahaan. Nilai-nilai ini akan diuraikan menjadi nilai sasaran akhir (terminal value) dan nilai-nilai moral perilaku (instrumental value) dalam mencapai sasaran akhir perusahaan. Nilai sasaran akhir perusahaan dinyatakan dalam visi perusahaan jangka panjang, sedangkan nilai-nilai moral perilaku, lebih dikenal sebagai ethos kerja dan nilai budaya perusahaan. Pedoman Etika Bisnis Perusahaan haruslah mampu menunjukan keterkaitannya dengan misi dan visi perusahaan serta merupakan jabaran dari nilai-nilai moral perilaku dalam pencapaian visi perusahaan.
2. Setiap perusahaan adalah unik dan khas. Walaupun nilai-nilai moral perilaku usaha pada dasarnya universal, namun dalam merumuskannya perlu disesuaikan dengan sektor usaha serta karakter dan letak geografis dari masing-masing perusahaan. Perumusan nilai-nilai moral perilaku dalam Pedoman Etika Bisnis Perusahaan, merupakan cerminan dan pernyataan sikap perusahaan dalam melakukan bisnisnya secara etis dan bertanggung jawab.
Kebijakan penerapan Pedoman Etika Bisnis Perusahaan
Kebijakan penerapan etika bisnis pada suatu perusahaan hendaknya memuat unsur-unsur sebagai berikut:
1. Pernyataan komitmen
Pernyataan komitmen Direksi dan Dewan Komisaris untuk secara konsisten menerapkan Pedoman Etika Bisnis Perusahaan haruslah dicantumkan dalam buku Pedoman Etika Perusahaan. Termasuk dalam pernyataan tersebut adalah niat untuk menegakkan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundangan yang berlaku, mencegah dan menindak tindak korupsi dalam perusahaan serta melindungi mereka yang melaporkan adanya tindak kecurangan tersebut.
Pernyataan komitmen ini juga harus menjelaskan manfaat penerapan program etika perusahaan dan alasan mengapa perusahaan ingin menerapkan program etika perusahaan ini secara konsisten. Selain itu juga perlu dijelaskan pentingnya buku Pedoman Etika Perusahaan dalam program tersebut.
2. Kepemimpinan
Program penerapan etika perusahaan hanya dapat berhasil dengan baik bila Dewan Komisaris, Direksi dan manajemen senior perusahaan secara sungguh-sungguh mempromosikan dan memimpin penerapannya dalam kegiatan sehari-hari perusahaan.
Kepemimpinan ini haruslah terlihat secara nyata, karena perilaku yang baik hanya dapat dicontohkan dan tidak cukup hanya sekedar diceramahkan saja (tone at the top).
3. Akuntabilitas
Akuntabilitas tertinggi untuk memastikan bahwa Pedoman Etika Bisnis Perusahaan harus dipatuhi dan dilaksanakan terletak pada pundak Direksi dan Dewan Komisaris.
Dalam pelaksanaan program penerapan etika bisnis perusahaan, akuntabilitas ini dapat didelegasikan kepada unit pelaksana program yang ditunjuk untuk itu. Struktur pelaksana program pengelolaan etika bisnis perusahaan diuraikan lebih rinci pada bagian 2.3. di bawah.
4. Perbaikan berkelanjutan
Prinsip perbaikan berkelanjutan haruslah dinyatakan secara tegas, sehingga buku Pedoman Etika Perusahaan senantiasa mencerminkan praktek terbaik dalam perilaku usaha yang etis. Evaluasi dan monitoring perbaikan haruslah dilakukan secara berkala.
Struktur pengelolaan program etika
1. Struktur pengelolaan program etika bisnis bagi tiap perusahaan dapat berbeda-beda sesuai dengan besarnya, kompleksitas operasinya, dan lingkup geografis operasinya. Struktur pengelolaan program etika bisnis yang direkomendasikan dalam pedoman ini adalah struktur pengelolaan etika untuk perusahaan besar. Untuk perusahaan yang lebih kecil, tugas dan fungsi dari struktur pengelolaan program etika ini dapat dilaksanakan oleh struktur yang ada. Dalam kasus seperti ini, penugasan tersebut harus dinyatakan secara tertulis dan tegas, sehingga akuntabilitasnya jelas;
2. Ada semacam acuan umum (rule of thumb) yang diberikan oleh Daniel Kile penulis “Business Conduct and Ethics: How to Set Up a Self-Governance Program” dalam menyusun struktur pengelolaan program etika bisnis sebagai berikut:
- Bila jumlah karyawan sudah mencapai 50 orang, maka perlu adanya Pedoman Etika Perusahaan tertulis dan perlu dibentuk Steering Committee untuk menangani masalah etika;
- Bila jumlah karyawan sudah mencapai 200 orang maka diperlukan program etika yang lebih formal termasuk, sosialisasi, pelatihan, komunikasi, monitoring dan penegakan atas pelanggaran etika;
- Bila jumlah karyawan sudah mencapai 1000 orang,maka perlu ditambahkan dengan prosedur formal whistle-blowing dan dilengkapi dengan saluran eksternal hotline;
- Bila jumlah karyawan sudah mencapai 5000 orang, maka perlu ditambahkan adanya saluran internal hotline dan Biro Etika.
Rekomendasi di atas disampaikan dengan mengingat situasi budaya dan kesadaran etika di lingkungan bisnis negara-negara maju, dimana ; pelanggaran etika dan kepatuhan mendapat sanksi yang cukup berat.
3. Struktur pengelolaan program penerapan etika bisnis untuk perusahaan yang besar biasanya meliputi struktur yang diuraikan di bawah ini.
3.1 Komite Eksekutif Etika
Komite Eksekutif Etika dibentuk oleh Direksi dan dipimpin oleh salah satu Direktur dengan anggota para pejabat senior dari masing-masing direktorat dan bila perlu dibantu oleh seorang penasehat etika dari luar perusahaan. Komite ini lebih bersifat sebagai forum yang mengarahkan (steering committee) dan bertanggung jawab dalam menciptakan situasi kerja kondusif dan perilaku kerja yang etis .
Tugas dari Komite Eksekutif Etika adalah:
a. Melakukan supervisi terhadap proses penyusunan, pengembangan, promosi dan perawatan buku Pedoman Etika Bisnis Perusahaan yang dilaksanakan oleh Biro Etika;
b. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program etika;
c. Menjadi lembaga tertinggi untuk menjatuhkan keputusan terhadap pelanggaran etika dan kepatuhan serta melaporkan pelaksanaannya kepada Direksi.
3.2 Biro Etika
Direksi membentuk suatu Biro Etika sebagai pelaksana tugas harian Komite Eksekutif Etika. Biro ini dipimpin oleh seorang pejabat senior di bawah Direksi dan dibantu dengan staff professional sesuai dengan kebutuhan. Biro ini bertanggung jawab mengelola kegiatan sehari-hari pelaksanaan program etika bisnis perusahaan.
Tugas dari Biro Etika adalah:
a. Melaksanakan proses penyusunan dan pengembangan serta pemutakhiran buku Pedoman Etika Bisnis Perusahaan;
b. Melaksanakan program sosialisasi, pelatihan dan komunikasi etika untuk seluruh karyawan dan pihak-pihak terkait, seperti misalnya pemasok, kontraktor, masyarakat sekitar, dll.;
c. Menjadi pusat komunikasi dan tempat bertanya bila terjadi masalah-masalah etika dan pelanggaran etika; bila tidak dapat menemukan solusinya, biro ini akan membawa persoalan tersebut ke Komite Eksekutif Etika;
d. Menangani secara cermat semua pelanggaran etika yang dilaporkan atau ditemukan dengan prinsip rahasia, adil, konsisten dan terkoordinasi, termasuk di dalam tugas ini adalah penanganan program Whistleblower System bila ada;;
e. Melaporkan semua tindakan, proses, aturan serta rekomendasi yang berkaitan dengan Etika kepada Komite Eksekutif Etika untuk diputuskan;
f. Menangani tata usaha dan administrasi serta pengelolaan informasi pelaksanaan program etika perusahaan.
3.3 Komite Pemantau Etika
Dewan Komisaris perusahaan membentuk Komite Pemantau Etika dan Kepatuhan yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa program penerapan etika bisnis perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien. Hal ini dilakukan dengan melakukan pemantauan terhadap kecukupan program etika dan kepatuhan perusahaan, pelaksanaan program etika dan kepatuhan dan evaluasi efektifitas program tersebut. Dalam hal tidak dibentuk komite khusus ini, maka fungsi, tugas dan tanggung jawabnya harus dialihkan kepada komite yang ada, misalnya Komite Audit, tetapi harus secara tegas dan tertulis dinyatakan dalam piagam komite tersebut.
Penunjukan pejabat pada struktur pengelolaan program etika
Perusahaan harus menunjuk pejabat-pejabat pelaksana pengelolaan program etika bisnis perusahaan, terutama pejabat untuk Biro Etika. Pejabat yang ditunjuk hendaknya seseorang yang mampu dan sesuai untuk jabatan ini. Perlu diperhatikan bahwa orang yang ditunjuk haruslah orang yang secara umum dikenal dan dipersepsikan sebagai orang yang jujur, bersih dan mempunyai integritas tinggi oleh para pegawai perusahaan dan para stakeholders inti di luar perusahaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar